Reglamento

Normativa

1. Los fondos documentales de este Archivo son parte integrante del patrimonio histórico- documental de la Orden de San Agustín.

2. El Archivo General Agustiniano (AGA) es el archivo de la Curia General de la Orden de San Agustín.

3. Tiene carácter de archivo eclesiástico privado.

Acceso

4. El acceso al Archivo se realiza mediante cita previa. Todo usuario deberá acreditar su personalidad, exponer el motivo de su investigación y diligenciar una ficha de ingreso.

5. Los usuarios trabajarán en la Sala de Consulta. El acceso al Depósito o salas contiguas queda reservado al personal del Archivo.

6. No se introducirán en la Sala de Consulta bolsos ni carteras, sino que éstos deberán depositarse en el lugar dispuesto para ello. Tampoco se permitirá la entrada de alimentos ni bebidas.

7. El acceso al Archivo es gratuito.

Consulta de documentos y libros

8. La solicitud de documentos se realizará a través del formato respectivo.

9. El documento de archivo es único e irrepetible en su originalidad, trasciende el valor jurídico y posee dimensión histórica.

10. Los documentos requieren atenciones especiales, teniendo en cuenta, por una parte, la vulnerabilidad de los materiales, el paso del tiempo, el estado del soporte, las condiciones específicas de la tinta, la encuadernación o las cubiertas, y, por otra parte, el manejo de los mismos.
    Por tal motivo:

• • no se pondrá sobre el documento el papel donde se escribe;
  • no se colocarán libros u objetos sobre él;
  • no se apoyarán sobre él brazos o manos;
  • al volver las hojas o utilizar el documento se actuará con el debido cuidado;
  • se procurará manejar el documento por los bordes;
  • se utilizarán guantes de algodón o desechables.

11. El incumplimiento de esta normativa será motivo de expulsión del Archivo.

12. Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentación que, por su estado de conservación, así lo amerite.

13. El instrumento propio autorizado para tomar apuntes será el lápiz de grafito. Queda, por tanto, prohibido el uso del bolígrafo, pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala.

14. Podrán consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen, sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos. Una vez utilizados, deberán ser dejados sobre una de las mesas de la Sala de Consulta para después ser ubicados en su lugar por el personal del Archivo.

15. Los documentos depositados en el Archivo, así como los libros de referencia, no serán cedidos ni se sacarán fuera de la Sala de Consulta.

16. Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo.

17. Por respeto al resto de los usuarios, debe conservarse un ambiente de silencio.

18. Está autorizado el uso de ordenadores.

19. El usuario deberá hacer mención en sus publicaciones de la procedencia de los documentos de este Archivo utilizados para su trabajo parcial o totalmente.

Normativa reprográfica

20. Teniendo en cuenta la necesidad apremiante de conservación de nuestro acervo documental el Archivo General Agustiniano no realiza reproducciones mediante fotocopia de ninguno de sus documentos.

21. La reproducción de documentos, que se hará a través de medios digitales y por personal idóneo, debe solicitarse diligenciando el correspondiente formulario y con la debida autorización del Archivero General.

22. Atendiendo al mismo principio básico de conservación antes mencionado, quedan excluidos de la reproducción los documentos que podrían resultar dañados por la misma.

23. Está prohibido el empleo de máquinas fotográficas y teléfonos celulares para realizar de manera personal fotografías o reproducciones de los documentos.

24. La reproducción de obras y documentos está sujeta a la normativa sobre Propiedad Intelectual, regulada por ley.

25. Está prohibido reproducir, sin la debida autorización, copias de cualquier tipo suministradas por el Archivo u obtenidas en el mismo. Tal autorización obliga también a citar la procedencia de los documentos reproducidos.

26. Para efectos de publicación de cualquier reproducción hecha por el Archivo se deberá diligenciar el respectivo módulo de Publicación de documentos.

27. La dirección del Archivo podrá solicitar información adicional u otras aclaraciones al usuario que pide el servicio de foto reproducción, e incluso, después de una oportuna valoración, rechazar la petición.

28. Las reproducciones serán pagadas según los precios que se han establecido para tal fin y que se encuentran en el respectivo módulo.

29. La Curia General Agustiniana se reserva el derecho de propiedad sobre las imágenes.